Poniedziałek freelancera – moje narzędzia pracy

W dzisiejszym poniedziałku freelancera opowiem Wam o „narzędziach”, bez których nie wyobrażam sobie mojej pracy. Są to zarówno rzeczy namacalne, jak i programy lub specjalnie przygotowane pliki, bez których trudno mi się funkcjonuje. 

IMG_8087

MacBook Air

Kilka osób prosiło mnie o opinię jak pracuje mi się na tym sprzęcie i ten post to dobra okazja aby o tym wspomnieć. Otóż pokochałam MacBooka za dosłownie kilka rzeczy:

+ wygląd i waga, mieści się w standardowej torebce, jest leciutki

+ długi czas trzymania baterii (przy krótkim czasie ładowania) i co za tym idzie – wygoda związana z używaniem komputera bez kabla. Nie mierzyłam tego, ale mam wrażenie, że ten komputer ładuje się do pełna szybciej niż telefon czy tablet. 

+ szybkość działania – ekspresowe włączanie się, renderowanie filmów, brak zawieszek… Komfort pracy na naprawdę wysokim poziomie

+ prosty program do montażu filmów… Ok, mógłby mieć trochę więcej funkcji, ale póki co na moje potrzeby jest wystarczający i montaż filmów na nim to czysta przyjemność

Są też minusy… Np. macowskie odpowiedniki Worda i Excela, które działają zupełnie inaczej i do dziś nie opanowałam ich obsługi… Mówiąc w skrócie – doprowadzają mnie do szału i nie wyobrażam sobie codziennej pracy na nich. Ale ogólnie przyzwyczaiłam się do Maca i do jego obsługi. Zajęło to ok. tygodnia, może trochę dłużej… Ostatecznie jednak polubiliśmy się i nie żałuję tego zakupu. 

Telefon i tablet

Kiedyś tablet służył mi do obsługi maila i social mediów kiedy byłam gdzieś na mieście. Jednak mój aktualny telefon sprawdza się w tej roli lepiej niż poprzedni, dlatego nieco wyparł tablet. Z tabletu w pracy korzystam w zasadzie już tylko do obsługi instagramowego konta mojego klienta. Dzięki temu na moim telefonie mogę mieć swój blogowy Instagram i nie muszę ciągle się przelogowywać. 

Organizer

Właściwie zrezygnowałam z tradycyjnego kalendarza na rzecz organizera z Design Your Life. To w nim zapisuję zadania do wykonania, pomysły na posty i odcinki itp. W tradycyjnym kalendarzu korzystam tylko ze strony z widocznym całym miesiącem, gdzie zapisuję jakieś bardziej odległe spotkania. W 2016 roku to też przeniesie się do organizera, więc kalendarz nie będzie mi potrzebny. Ogólnie ta nowa wersja organizera jest tak rozbudowana, że częściowo zastępuje mi on notatniki, których wcześniej miałam sporo. Teraz nie mam potrzeby wykorzystywania wszystkich stron, bo np. rzadko szczegółowo planuję każdy dzień, ale wtedy wykorzystuję te rubryki w innych celach. Przykładowo robię w nich szybkie notatki z rozmów telefonicznych.

IMG_8072

Tabelka z przychodami i kosztami

Kiedy nie miałam założonej działalności, była to tabelka ze zleceniami, w której zapisywałam comiesięczne planowane przychody. To pomagało mi kontrolować mój budżet i planować wydatki. Po założeniu firmy sprawa nieco się skomplikowała i stałej kontroli muszą podlegać też firmowe koszty i podatki. Zapisuję więc wszystkie faktury przychodowe i kosztowe, wyliczam podatek dochodowy i Vat do zapłacenia i na tej podstawie co miesiąc robię przelew na konto „podatkowe”, gdzie zbieram pieniądze na rozliczenie kwartalne. 

Narzędzie do wystawiania faktur

Jak dla mnie to must have osoby prowadzącej własną działalność. Niby można wystawiać faktury w Excelu, ale ja wolę korzystać z dostosowanego do tego narzędzia. Na początku swojej działalności testowałam Fakturownię i od razu się z nią polubiłam. Jeśli wystawiamy w miesiącu max. 3 faktury – jest bezpłatna. U mnie są miesiące, że tych FV jest więcej, dlatego musiałam kupić wersję „Start”, która w przeliczeniu na miesiąc kosztuje niecałe 7 zł (ale płacimy za nią za cały rok z góry). Program ten jest bardzo intuicyjny i zapamiętuje wiele danych, więc wystawienie nowej FV zajmuje dosłownie minutę. Ma też wiele innych funkcji, np. można wprowadzać do niego wydatki… Ale mnie za bardzo nie chce się w to bawić, więc korzystam w nim tylko z opcji wystawiania faktur.

Harmonogram Gantta

To podstawowe narzędzie project managera, za które miłuję agencję, w której pracowałam (bo w niej je poznałam). Jeśli dla jakiegoś klienta prowadzę bardziej złożony projekt, taki harmonogram w Excelu bardzo ułatwia mi rozpisanie wszystkiego tak, aby było to zrozumiałe dla klienta. Jest tam cały zakres projektu – prace do wykonania, czas startu, czas zakończenia, koszt i ewentualne uwagi. To też dobre narzędzie do kontrolowania czy o wszystkich zakresach i terminach pamiętam. W tym samym pliku w innym arkuszu tworzę sobie cały budżet – plan kosztów, koszty rzeczywiste, kwoty na jakie wystawiam fakturę klientowi itp. Aktualnie mam same proste, długoterminowe projekty, więc nie mam potrzeby korzystania z tego narzędzia, ale jeśli zaczynam coś nowego – jest ono dla mnie niezbędne. 

Zakręcany słoik ze słomką

Wiem, brzmi śmiesznie, ale jeśli podczas pracy lubicie mieć pod ręką coś do picia, to taki słoik jest świetnym rozwiązaniem. Po przewróceniu naczynia płyn wylewa się z niego o wiele, wiele wolniej i w zdecydowanie mniejszej ilości. Dzięki niemu można uchronić swój sprzęt przed zalaniem.

Wyżej wymienione rzeczy to moje niezbędniki przy pracy zawodowej. Gdybym uwzględniła w tym poście jeszcze swoją działalność blogową, dodałabym do tego dyski zewnętrzne i akcesoria fotograficzne (aparat, dodatkowy obiektyw, blendy, pilot do samowyzwalacza itp.).

 

Kategorie: Freelance

W dużym skrócie - freelancerka, pasjonatka zdrowego i uważnego stylu życia, miłośniczka Warszawy, psów i kuchni roślinnej. LifeManagerka.pl to blog lifestylowy, którego tematem przewodnim jest szeroko pojęte, umiejętne zarządzanie swoim własnym życiem. Począwszy od odpowiedniego odżywiania i regularnej aktywności fizycznej, poprzez rozwój osobisty, a skończywszy na licznych detalach, które czynią nasze życie lepszym, prostszym i szczęśliwszym.

  • Z tych wszystkich rzeczy najbardziej spodobał mi się… zakęcany słoik ze słomką 😀 ciągle wszystkie kawy, herbaty stawiam na drugim końcu biurka, a i tak boję się, że niechcący je potrącę i wyleję zawartość na sprzęt. Do tego jest to w sumie niewygodne, kiedy po każdy łyk musisz nagle cała się wyciągać 😀 Zdecydowanie czas na sprawienie sobie takiego słoika… 🙂 Poza tym i tak od dłuższego czasu mi się po prostu podobają i jakoś nigdy nie wpadłam na to, że przy okazji są bardzo funkcjonalne 🙂

    • Zapomniałam napisać, że ten słoik kosztował chyba 6 zł w Tigerze, więc jak masz ten sklep gdzieś w okolicy, to warto tam wstąpić 🙂

      • Oooo dziękuję za podpowiedź! 🙂

      • Ooo, to się nazywa dopiero dobra wiadomość 😀 Jutro marsz do Tigera!

    • Ana

      Mi też ten słoik wpadł w oko! 🙂

      • kwiatuszek2104

        Ja też od dawna o takim marzę a w groszki jest cudny, szkoda, że u mnie nie ma tgo sklepu, ale może gdzieś spotkam 😉 Pozdrawiam

  • Nie wiedziałam, czym jest harmonogram Gantta, muszę poczytać więcej na jego temat, bo sądzę, że mocno ułatwi mi codzienną pracę! 🙂

  • Coraz częściej skłaniam się ku organizerowi od Aliny 🙂 Tyle osób go poleca i wydaje się naprawdę funkcjonalny 🙂

  • Te słoiki są genialne! Muszę się w końcu skusić 🙂 Planner Aliny też bardzo mi się podoba, mi jednak dużo bardziej przydałaby się wersja z datami

  • Masz jakąś nakładkę na Excela ułatwiającą tworzenie wykresów Gantta, albo używasz do tego celu zwykłych wykresów słupkowych? 🙂
    Dawid

    • Nie mam, kiedyś korzystałam z plików agencyjnych, które były już odpowiednio sformatowane… A teraz robię Gantty znacznie uproszczone, bo tych zaawansowanych klienci często nie rozumieją 😀

  • Aga, a nie wolisz ifirmę? Do podstawowego wystawiania faktur jest super i zupełnie bezpłatna.

    • Nie znam, nie testowałam innych programów niż fakturownia i zostałam przy niej, bo mi podpasowała 🙂 sprawdzę ten Twój jak tutaj skończy mi się abonament, dziękuję 🙂

  • W.

    Też na Macbooku brakowało mi Worda i Excela i skusiłam się na darmowe oprogramowanie Libre Office, z którego jestem bardzo zadowolona, bo niestety do Pages i Numbers straciłam cierpliwość, a do takich narzędzi mam jej naprawdę sporo.
    Nie jestem freelancerem, ale korzystam z większości tych narzędzi (tak naprawdę z wszystkich z wyjątkiem Harmonogramu Gantta), a słoik z słomką zastępuję pół litrowym kubkiem. 😉

    • Dobrze wiedzieć, że nie tylko ja się nie polubiłam z tymi programami… Nie słyszałam aby ktoś na nie narzekał. To może ja też sprawdzę to Libre Office. To bardziej przypomina Worda i Excela?

      • W.

        Tak, to jest oprogramowanie mocno inspirowane officem Microsoftu, funkcje zasadniczo są te same, a to co się różni jest intuicyjnie do opanowania w miarę szybko. Libre po prostu jest legalną, bezpłatną alternatywą dla produktów Microsoftu, żeby nie napisać kalką. 😉

        • Och, muszę to mieć! Dzięki 🙂

  • Do faktur spróbuj tego: http://blog.ad3.eu/files/002642.zip
    Poza samym wystawianiem faktur możesz także:
    – prowadzić wydatki stałe (np. ZUS) i jednorazowe, co pozwala wyliczyć dochodowy i VAT (niestety orientacyjnie, bo nie bierze pod uwagę np. wysokości zwolnienia od podatku, ale zazwyczaj są to różnice niewielkie, chociaż dla US ważne)
    – wyliczy koszt Twojej roboczogodziny danego zlecenia (jeśli wpiszesz czas pracy nad zleceniem)
    – opanuje faktury niezapłacone (będą świecić na czerwono)
    – podsumuje miesięczne przychody, wydatki i wyliczy, ile zarobiłaś „na czysto”
    – wyliczy, ile zarobiłaś na każdym kliencie
    – ostatecznie podsumuje Twoje zarobki roczne i wyliczy średnie miesięcznie, dzięki czemu wiesz, jak bardzo jesteś ponad średnią krajową 😉

  • Edyta moj-kawalek-podlogi.pl

    Muszę się zainteresować tym harmonogramem Gantta. Dzięki! 🙂

  • O ja, przypomniałaś mi Gantta, w pracy na etacie korzystałam z niego do wszystkich moich tematów, Pamiętam, że na początku ciężko było mi go ogarnąć, później jakoś przyzwyczaiłam się do tego narzędzia. Nie znam fakturowni, ale polecam Ci iFirmę, bardzo prosto wystawia się faktury, a skoro ja to ogarnęłam to znaczy, że naprawdę jest prosty i intuicyjny i ogarnie go każdy 😉
    p.s. identyczny słoiczek kupiłam w tigerze, nie miałam nawet okazji napić się z niego, gdyż mój mąż po umyciu zapakował go z resztą słoików i wywiózł go do rodziców i tyle go widziałam 🙁 Miałam też kapcie z tigera, nie długo było mi się nimi nacieszyć, bowiem Stefan mi je opierniczył. NIe mam szczęścia do produktów z tigera.

  • Tabelka z przychodami i kosztami mnie zaciekawiła. Może od przyszłego roku sobie takie stworzę (albo założę zeszyt) gdzie będę zapisywać wszystko i ogarniać budżet.

  • Właśnie u mnie w planerze, który sobie kupiłam na nowy rok jest ta tabela Gantta, ale jeszcze nie obczaiłam co i jak się z nią robi… Może stworzysz jakiś pomocny wpis na ten temat? 🙂
    Pomysłowo ze słoikiem, ja mogę jeszcze od synka pożyczyć kubek-niekapek 🙂

  • Kalendarz designyourlife mam i ja!:)

  • Muszę podpisać się pod wszystkim co napisałaś o Macu. Ja sama testuję go od kilku tygodni…i co tu dużo mówić. Mimo kilku wad, skradł moje serce. 😉

  • O!

    • No hej 😉 zadowolony z tematyki posta? 😉

  • Tabelka przychodów i kosztów i mnie dotyczy od niedawna, zaczęłam stosować od razu i uważam, że pomysł był genialny. Widać namacalnie wszystko 🙂

  • MacBook – inny komfort pracy 🙂 Przesiadłam się na niego ostatnio i widzę ogromną różnicę! Mi przyzwyczajenie się do nowego systemu też trochę zajęło, ale myślę, że w sytuacji odwrotnej (zamiana z maca na windowsa) byłoby mi znacznie trudniej. Słoik ze słomką kradnę, przy mojej gapowatości to doskonała ochrona 🙂

  • Lubię Alinę więc muszę kupić ten organizer:) Chociażby z sympatii dla autorki:)

  • Uwielbiam organizer z Design Your Life – mam też i bardzo sobie chwalę – ułatwia pracę i codzienność 🙂 Lubię też bullet journal (www.bulletjournal.com) <- system planowania stworzony przez pisarza – polecam!

  • Świetny pomysł ze słoikiem 🙂 ja ostatnio sprawiłam sobie kubek termiczny bodum zakręcamy 🙂 polecam Wam bo bardzo długo trzyma cieplo 🙂

    A co do programu do faktur znacie MoneyPenny.me? Od niedawna jest w polskiej wersji jezykowej, oprócz możliwości wystawiania faktur i ewidencji wydatkow, mozna w nim mierzyć czas pracy za pomocą time trackera przypisywać czas do zadań lub projektów.