Utrzymanie płynności finansowej to jeden z największych problemów freelancerów. Nie jest to łatwe, szczególnie kiedy pracuje się na krótkoterminowych zleceniach i występuje spora rotacja klientów. Niestety ZUS i podatki trzeba płacić niezależnie od tego, czy nasi klienci są terminowi, dlatego czasami jesteśmy narażeni na stresujące sytuacje. Postaram się dzisiaj podpowiedzieć Wam, jak sobie z nimi radzić.
Klient nie płaci – co zrobić?
Problem niepłacących klientów musimy rozwiązać na dwóch płaszczyznach. Pierwszą z nich jest kwestia komunikacji z takim klientem, a drugą podjęcie działań umożliwiających nam odzyskanie należności. Wiadomo, że kiedy zaczyna nam brakować pieniędzy, stajemy się poirytowani daną sytuacją i czasami mamy ochotę zareagować naprawdę ostro. Ale jest to jedna z tych sytuacji, kiedy musimy zapanować nad nerwami i obudzić w sobie dyplomatę. Szczególnie, jeśli nie płaci klient, z którym chcemy zachować dobre relacje, ponieważ często on do nas wraca, albo wręcz jest to stałe, comiesięczne zlecenie. Wejście na wojenną ścieżkę mogłoby oznaczać spalenie tego mostu, a tego możemy nie chcieć (bo np. lubimy dany projekt, a opóźnienia w płatnościach zdarzają się sporadycznie). Ja w takich sytuacjach reagowałam następująco:
- przez pierwsze kilka dni opóźnienia nie robiłam nic. Niektórzy mogą tego nie popierać i namawiają do walki o swoje już od pierwszego dnia opóźnienia, ale ja nie zaliczam się do tych osób.
- po ok. 5 dniach wysyłam pierwsze przypomnienie o “zaginionym” przelewie i zazwyczaj robię to przy okazji innego maila, dotyczącego bieżących spraw projektowych. Często na tym etapie okazuje się, że klientowi ten temat gdzieś umknął i po tym pierwszym upomnieniu robi przelew.
- kiedy jednak tego przelewu nie ma, po kilku dniach wysyłam kolejne przypomnienie, tym razem już w osobnym mailu i z bardziej alarmującym tytułem, np. Opóźnienie w płatności, Brak przelewu, albo coś w tym stylu
- jeśli i to nie pomoże, a problem dotyczy klienta, dla którego cały czas coś realizuję, wysyłam kolejne przypomnienie, tym razem już z ostrzeżeniem, że będę zmuszona przerwać pracę. Zazwyczaj takim punktem krytycznym był moment, kiedy miałam u danego klienta dwie nieopłacone faktury. Przykładowo: 31 sierpnia wystawiam FV za sierpień z 7 dniowym terminem płatności. Jeśli 8 września jest nieopłacona FV za lipiec (wystawiona 31 lipca) i za sierpień, to w tym momencie przerywam pracę. Taka sytuacja zdarzyła mi się dwa razy, za pierwszym razem klient się obudził i szybko zapłacił, a za drugim to było z jego strony taktyczne zagranie, które ewidentnie miało prowadzić do całkowitego zakończenia działań, tylko jakoś nie potrafił mi tego powiedzieć osobiście ;). Ja zakończyłam więc współpracę z powodu braku płatności, a on uregulował ją po ok. tygodniu bez słowa wyjaśnienia.
Inaczej to wygląda w przypadku klientów i zleceń jednorazowych. Wtedy zastosowanie mają wszystkie powyższe punkty, poza tym ostatnim, bo nie mogę przerwać pracy, której już nie ma ;). W takiej sytuacji chyba nigdy nie zdarzyło mi się opóźnienie dłuższe niż 2-3 tygodnie, ale gdyby tak było, po tym czasie wysłałabym oficjalne, przedsądowe wezwanie do zapłaty (można takie wygenerować w niektórych programach do wystawiania faktur, lub skorzystać z jakiegoś gotowego wzoru). Ważne, aby wysłać je pocztą, za potwierdzeniem odbioru, wraz z nieopłaconą fakturą.
Kolejnym krokiem może być wniesienie sprawy do e-sądu, czyli rozpoczęcie elektronicznego postępowania upominawczego. Tutaj musimy już skompletować dowody potwierdzające zamówienie naszej usługi lub produktu, wykonanie pracy itp. Pamiętajcie, że w wielu sytuacjach już same maile są wiążące i nawet jeśli nie macie oficjalnej umowy, to sprawa jest do uratowania. Nie mogę tego opisać w oparciu o własne doświadczenia, ale z tego co czytałam, wniesienie sprawy do e-sądu, to zazwyczaj bardzo skuteczna metoda mobilizacji klientów do uiszczenia zaległych płatności. Dalej mamy już tylko postępowanie komornicze, ale to już naprawdę ostateczność, która rzadko kiedy jest konieczna.
Sposób na problemy finansowe freelancera lub małej firmy
No dobra, ale kulturalna komunikacja z klientem to jedno, a idący za całą tą sytuacją brak pieniędzy to inna sprawa… Dużo poważniejsza niestety. Oczywiście zawsze i wszędzie będę twierdzić, że freelancer musi mieć jakieś zabezpieczenie finansowe, oszczędności, które pozwolą mu na pokrycie podstawowych zobowiązań. Takie absolutne minimum, jakie powinniśmy mieć na firmowym koncie, to 2-3 krotność comiesięcznych składek ZUS. Opóźnienia w płatnościach ZUS-u naprawdę się nie opłacają i mogą narobić sporego zamieszania, trzeba tego bardzo pilnować. Trochę lepiej wygląda to w przypadku zapłaty podatku, bo z urzędem skarbowym na szczęście można negocjować i co za tym idzie, rozłożyć podatek na raty lub odroczyć termin jego płatności. W tym celu trzeba złożyć wniosek z uzasadnieniem. Nigdy tego nie robiłam, więc nie wiem, jak to wygląda w praktyce, ale słyszałam, że z urzędem skarbowym naprawdę da się dogadać ;).
Jeśli problem z płatnościami przydarza Wam się częściej, pomocna może okazać się usługa zbliżona do faktoringu, czyli “sprzedawania” swoich faktur innemu podmiotowi. Rozwiązanie to umożliwia szybki dostęp do gotówki, kiedy np. klient ma długi termin płatności, albo wiecie już z doświadczenia, że ma tendencję do opóźnień. Korzystając z tej usługi od razu otrzymujecie na konto wartość danej faktury, a sami spłacacie ją z opóźnieniem, w zadeklarowanym przez Was terminie. Moim zdaniem to świetna alternatywa dla tradycyjnych kredytów. Nie jest to oczywiście całkiem bezpłatne, koszt tej usługi jest uzależniony od wartości naszej faktury, ale jest to rozwiązanie prostsze w obsłudze i mniej problematyczne niż tradycyjny kredyt. Może przydać się też wtedy, kiedy wystawiacie dużą pod względem wartości fakturę z długim terminem płatności, a w międzyczasie trzeba zapłacić podatek dochodowy.
Kilka zasad, które pomagają mi w utrzymaniu płynności finansowej
Na koniec przedstawię Wam kilka zasad, których ja się trzymam w swoim zarządzaniu firmowymi finansami, które pomagają mi w utrzymaniu płynności finansowej.
- staram się zawsze mieć min. 1 stałe, rozliczane co miesiąc zlecenie, dzięki któremu mam stały przypływ gotówki
- mam na koncie firmowym oszczędności pozwalające na pokrycie zobowiązań (ZUS, księgowość, stali podwykonawcy) przez min. 2 miesiące bez przypływu gotówki
- rozliczam podatek VAT i dochodowy co kwartał – to bardzo dużo ułatwia, bo mam 3 miesiące na generowanie ewentualnych kosztów i na zebranie kwoty potrzebnej na zapłatę podatku
- unikam wystawiania faktur z długim terminem płatności na przełomie kwartałów. Przykład: jeśli 30 września wystawię FV o wartości 5 000, z terminem płatności np. 45 dni (czyli do 15 listopada), muszę się liczyć z tym, że do 25 października będę musiała zapłacić od niej podatek, czyli 23% Vat + 19% podatku dochodowego, czyli w sumie ponad 2000 zł. Oznacza to, że będę musiała założyć te pieniądze. Tego staram się unikać, więc albo przesuwam tę FV na kolejny kwartał (1 października), albo daję termin płatności max 14 dni.
- wszystkie stałe zobowiązania staram się płacić na samym początku miesiąca – to absolutny priorytet, nie chcę robić sobie żadnych zaległości.
I tak naprawdę to wszystko. Problemy z niepłacącymi klientami też miałam, ale na szczęście były to jednostkowe przypadki. Wam również życzę, aby opisane w pierwszej części wpisu rady nigdy Wam się nie przydały :).
Tradycyjnie zachęcam do podzielenia się w komentarzach swoimi doświadczeniami, co zrobić, kiedy klient nie płaci i kiedy brakuje nam płynności finansowej.
