Tytuł tego wpisu możecie potraktować bardzo dosłownie – to nie jest post z poradami czy wskazówkami, a raczej z moimi odczuciami po tych pierwszych tygodniach od założenia działalności gospodarczej. Pisałam niedawno we wpisie o zakładaniu DG, że u mnie to przejście ze zwykłego freelancingu na “posiadanie firmy” nie będzie zbyt odczuwalne, bo przecież cały czas zawodowo będę robić to samo. Cóż… Nieco się przeliczyłam 😉 nie sądziłam, że przybędzie mi tyle obowiązków.
Zderzenie z rzeczywistością
Wydawało mi się, że tych comiesięcznych formalności nie będzie zbyt dużo – zamiast wystawiania umów o dzieło/zleceń miałam po prostu wystawiać faktury… No i samodzielnie płacić ZUS, a raz na kwartał podatki. Spoko, żaden problem. Tylko jednego nie przewidziałam – moja działalność nie jest całkiem jednoosobowa. Mam podwykonawców, których muszę co miesiąc rozliczać – pechowo żaden z nich nie ma DG, więc trzeba im wystawić umowy. I tu teoretycznie wszystkim powinno zająć się biuro rachunkowe, ale…
Problemy z księgowością
Moja księgowa już w pierwszej bardzo prostej umowie dla podwykonawcy zrobiła 3 (!!!) błędy! Na szczęście mam nawyk sprawdzania wszystkiego i je wyłapałam… Ale jedna taka sytuacja wystarczyła, abym uznała, że wolę wziąć te umowy na siebie (co jest nieco upierdliwe i zajmuje czas). Na tym jednak problemy z księgowością się nie skończyły… Raz podczas mojej rozmowy z przyjaciółką w mojej głowie zapaliła się lampka ostrzegawcza – zaraz zaraz, kiedy płaci się podatek podwykonawców – razem z moim kwartalnie, czy może jednak co miesiąc? Moja księgowa wiedziała, że mam podwykonawców, ale nie dała mi żadnych wytycznych. I tu nie chcę się bardziej rozpisywać, ale ogólnie problem jest taki, że muszę z mojej księgowej wyciągać wszystkie informacje i samodzielnie myśleć o wszystkim co być może powinnam w tym miesiącu zapłacić/zrobić i gdzie. Jest to bardzo uciążliwe i obciąża mnie psychicznie, dlatego podjęłam decyzję o zmianie biura rachunkowego.
Papierkologia
Mój segregator z napisem “firma” zapełnia się w zastraszającym tempie. Kiedy wydaje mi się, że mam już komplet dokumentów za poprzedni miesiąc, przypominam sobie, że muszę wydrukować jeszcze fakturę za telefon… Po chwili doznaję olśnienia, że przecież na mailu mam jeszcze FV za wynajem sprzętu. Wrzucam wszystko do folderu “do druku” i już chcę się zabrać za normalną pracę, kiedy nagle czuję uderzenie gorąca – kilometrówka. Analiza wszystkich przejazdów służbowych – gdzie, kiedy, po co, ile kilometrów… Czyli kolejne pół godziny z głowy i kolejna kartka do folderu “do druku”. No właśnie, co do drukowania…
Wydatki
Do tej pory nigdy nie czułam potrzeby posiadania drukarki, ale teraz stała się ona dla mnie przedmiotem pierwszej potrzeby. Ogarnianie papierków już samo w sobie jest absorbujące i wkurzające, a jak sobie pomyślę, że trzeba jeszcze chodzić i gdzieś to wszystko ciągle drukować to… Sprawa jest prosta – mój czas kosztuje i lepiej zainwestować w drukarkę. W związku ze swoim rozwojem i potrzebą np. montowania filmów i ogólnie uporządkowania swojej pracy, zdecydowałam się zmienić też komputer. Gdybym wcześniej nie miała tabletu, to właśnie teraz stałby się on dla mnie niezbędny. Ogólnie chcę przez to powiedzieć, że zakładając firmę trzeba się liczyć ze zwiększeniem swoich potrzeb, a co za tym idzie z pewnymi inwestycjami. I tu pojawia się kolejny problem.
Finanse
Wraz z założeniem firmy weszłam na kolejny poziom zarządzania finansami. Nawet mi się to podoba, ale momentami dostaję już kociokwiku. Generalnie od początku trzymam się prostej zasady – moje konto firmowe podzielone jest na dwa konta – bieżące i oszczędnościowe. Na to drugie przelewam pieniądze na podatki, które rozliczam kwartalnie. Wydawało mi się, że wszystko mam pod kontrolą, ale przez te braki informacji ze strony księgowości wszystko mi się nieco pomieszało. Dodatkowym problemem jest płynność finansowa. Ogólnie mam umowę z podwykonawcami, że płacę im po otrzymaniu pieniędzy od klienta (mam zasadę, że bardziej złożone, wymagające podwykonawców projekty realizuję wyłącznie dla klientów płacących terminowo). I to się sprawdza, ale czasami zdarzają mi się wydatki dodatkowe, które muszę ponieść zanim dostanę wpłatę od klienta, np. zakup książek na konkurs. To wszystko sprawia, że o płynności finansowej muszę myśleć dwutorowo – biorąc pod uwagę moje potrzeby prywatne i firmowe.
W kwestii finansów warto też wspomnieć, że różnica pomiędzy kwotą netto z faktury a tą, którą faktycznie zarabiam jest dość spora i co za tym idzie przykra 😉 ale nie chciałam w związku z założeniem DG podnosić kosztów współpracy moim klientom. Nowym będę przygotowywać wyceny według nowego klucza.
Nowe narzędzia
Posiadanie firmy obudziło we mnie potrzebę stworzenia nowych “narzędzi”, np. pliku w Excelu do przeliczania kosztów, przychodów, podatku dochodowego itp. Teraz już wiem, że muszę przygotować i wydrukować sobie listę rzeczy do zrobienia co miesiąc wraz z terminami, np. zapłacenie ZUS do 10tego, zapłacenie podatku dochodowego podwykonawców do 20tego, uporządkowanie faktur (lista e-faktur które muszę skądś pobrać/wydrukować), rozliczenie kilometrówki itp. Boję się, że któregoś miesiąca obudzę się z ręką w nocniku po jakimś ważnym terminie, dlatego taka lista to moje “must have”.
Podsumowując
Tych około-firmowych rzeczy o których trzeba pamiętać jest całkiem sporo. Wiele zależy od rodzaju wykonywanej działalności, ale wydaje mi się, że każdy na początku odczuje, że przybyło mu obowiązków. Wszystko to trzeba łączyć jeszcze ze swoją normalną pracą zarobkową. Idealnie, kiedy mamy wsparcie kogoś bliskiego kto podskoczy czasem na pocztę czy przy okazji podrzuci papiery do księgowości.
To warto czy nie?
Ten wpis może mieć dość negatywny wydźwięk, ale nie chciałabym zostać źle zrozumiana, dlatego dopisuję ten bardzo ważny punkt. Póki co ja absolutnie nie żałuję swojej decyzji. Fakt, jestem trochę bardziej zajęta, mam więcej rzeczy na głowie, ale jednocześnie mam też dużą satysfakcję, że moja działalność została tak sformalizowana i dzięki temu jest bardziej profesjonalna. Sama też najchętniej współpracowałabym tylko z podwykonawcami, którzy mają firmy, bo to o wiele prostsze.
Poza tym podkreślam, że piszę tu o początkach. To co teraz jest dla mnie upierdliwe i jest jakąś przeszkodą, wkrótce wejdzie mi w krew i będę te rzeczy wykonywać automatycznie. Chcę być z Wami szczera tak jak wtedy, kiedy opisywałam trudne początki. Opisywane wówczas problemy na chwilę obecną mnie nie dotyczą i myślę, że za jakiś czas ten post też częściowo się zdezaktualizuje.
