Poniedziałek freelancera – z pamiętnika początkującego przedsiębiorcy

Tytuł tego wpisu możecie potraktować bardzo dosłownie – to nie jest post z poradami czy wskazówkami, a raczej z moimi odczuciami po tych pierwszych tygodniach od założenia działalności gospodarczej. Pisałam niedawno we wpisie o zakładaniu DG, że u mnie to przejście ze zwykłego freelancingu na „posiadanie firmy” nie będzie zbyt odczuwalne, bo przecież cały czas zawodowo będę robić to samo. Cóż… Nieco się przeliczyłam 😉 nie sądziłam, że przybędzie mi tyle obowiązków. 

z_pamiętnika_przedsiębiorcy

Zderzenie z rzeczywistością

Wydawało mi się, że tych comiesięcznych formalności nie będzie zbyt dużo – zamiast wystawiania umów o dzieło/zleceń miałam po prostu wystawiać faktury… No i samodzielnie płacić ZUS, a raz na kwartał podatki. Spoko, żaden problem. Tylko jednego nie przewidziałam – moja działalność nie jest całkiem jednoosobowa. Mam podwykonawców, których muszę co miesiąc rozliczać – pechowo żaden z nich nie ma DG, więc trzeba im wystawić umowy. I tu teoretycznie wszystkim powinno zająć się biuro rachunkowe, ale… 

Problemy z księgowością

Moja księgowa już w pierwszej bardzo prostej umowie dla podwykonawcy zrobiła 3 (!!!) błędy! Na szczęście mam nawyk sprawdzania wszystkiego i je wyłapałam… Ale jedna taka sytuacja wystarczyła, abym uznała, że wolę wziąć te umowy na siebie (co jest nieco upierdliwe i zajmuje czas). Na tym jednak problemy z księgowością się nie skończyły… Raz podczas mojej rozmowy z przyjaciółką w mojej głowie zapaliła się lampka ostrzegawcza – zaraz zaraz, kiedy płaci się podatek podwykonawców – razem z moim kwartalnie, czy może jednak co miesiąc? Moja księgowa wiedziała, że mam podwykonawców, ale nie dała mi żadnych wytycznych. I tu nie chcę się bardziej rozpisywać, ale ogólnie problem jest taki, że muszę z mojej księgowej wyciągać wszystkie informacje i samodzielnie myśleć o wszystkim co być może powinnam w tym miesiącu zapłacić/zrobić i gdzie. Jest to bardzo uciążliwe i obciąża mnie psychicznie, dlatego podjęłam decyzję o zmianie biura rachunkowego. 

Papierkologia

Mój segregator z napisem „firma” zapełnia się w zastraszającym tempie. Kiedy wydaje mi się, że mam już komplet dokumentów za poprzedni miesiąc, przypominam sobie, że muszę wydrukować jeszcze fakturę za telefon… Po chwili doznaję olśnienia, że przecież na mailu mam jeszcze FV za wynajem sprzętu. Wrzucam wszystko do folderu „do druku” i już chcę się zabrać za normalną pracę, kiedy nagle czuję uderzenie gorąca – kilometrówka. Analiza wszystkich przejazdów służbowych – gdzie, kiedy, po co, ile kilometrów… Czyli kolejne pół godziny z głowy i kolejna kartka do folderu „do druku”. No właśnie, co do drukowania… 

Wydatki

Do tej pory nigdy nie czułam potrzeby posiadania drukarki, ale teraz stała się ona dla mnie przedmiotem pierwszej potrzeby. Ogarnianie papierków już samo w sobie jest absorbujące i wkurzające, a jak sobie pomyślę, że trzeba jeszcze chodzić i gdzieś to wszystko ciągle drukować to… Sprawa jest prosta – mój czas kosztuje i lepiej zainwestować w drukarkę. W związku ze swoim rozwojem i potrzebą np. montowania filmów i ogólnie uporządkowania swojej pracy, zdecydowałam się zmienić też komputer. Gdybym wcześniej nie miała tabletu, to właśnie teraz stałby się on dla mnie niezbędny. Ogólnie chcę przez to powiedzieć, że zakładając firmę trzeba się liczyć ze zwiększeniem swoich potrzeb, a co za tym idzie z pewnymi inwestycjami. I tu pojawia się kolejny problem. 

Finanse

Wraz z założeniem firmy weszłam na kolejny poziom zarządzania finansami. Nawet mi się to podoba, ale momentami dostaję już kociokwiku. Generalnie od początku trzymam się prostej zasady – moje konto firmowe podzielone jest na dwa konta – bieżące i oszczędnościowe. Na to drugie przelewam pieniądze na podatki, które rozliczam kwartalnie. Wydawało mi się, że wszystko mam pod kontrolą, ale przez te braki informacji ze strony księgowości wszystko mi się nieco pomieszało. Dodatkowym problemem jest płynność finansowa. Ogólnie mam umowę z podwykonawcami, że płacę im po otrzymaniu pieniędzy od klienta (mam zasadę, że bardziej złożone, wymagające podwykonawców projekty realizuję wyłącznie dla klientów płacących terminowo). I to się sprawdza, ale czasami zdarzają mi się wydatki dodatkowe, które muszę ponieść zanim dostanę wpłatę od klienta, np. zakup książek na konkurs. To wszystko sprawia, że o płynności finansowej muszę myśleć dwutorowo – biorąc pod uwagę moje potrzeby prywatne i firmowe. 

W kwestii finansów warto też wspomnieć, że różnica pomiędzy kwotą netto z faktury a tą, którą faktycznie zarabiam jest dość spora i co za tym idzie przykra 😉 ale nie chciałam w związku z założeniem DG podnosić kosztów współpracy moim klientom. Nowym będę przygotowywać wyceny według nowego klucza. 

Nowe narzędzia

Posiadanie firmy obudziło we mnie potrzebę stworzenia nowych „narzędzi”, np. pliku w Excelu do przeliczania kosztów, przychodów, podatku dochodowego itp. Teraz już wiem, że muszę przygotować i wydrukować sobie listę rzeczy do zrobienia co miesiąc wraz z terminami, np. zapłacenie ZUS do 10tego, zapłacenie podatku dochodowego podwykonawców do 20tego, uporządkowanie faktur (lista e-faktur które muszę skądś pobrać/wydrukować), rozliczenie kilometrówki itp. Boję się, że któregoś miesiąca obudzę się z ręką w nocniku po jakimś ważnym terminie, dlatego taka lista to moje „must have”. 

Podsumowując

Tych około-firmowych rzeczy o których trzeba pamiętać jest całkiem sporo. Wiele zależy od rodzaju wykonywanej działalności, ale wydaje mi się, że każdy na początku odczuje, że przybyło mu obowiązków. Wszystko to trzeba łączyć jeszcze ze swoją normalną pracą zarobkową. Idealnie, kiedy mamy wsparcie kogoś bliskiego kto podskoczy czasem na pocztę czy przy okazji podrzuci papiery do księgowości. 

To warto czy nie?

Ten wpis może mieć dość negatywny wydźwięk, ale nie chciałabym zostać źle zrozumiana, dlatego dopisuję ten bardzo ważny punkt. Póki co ja absolutnie nie żałuję swojej decyzji. Fakt, jestem trochę bardziej zajęta, mam więcej rzeczy na głowie, ale jednocześnie mam też dużą satysfakcję, że moja działalność została tak sformalizowana i dzięki temu jest bardziej profesjonalna. Sama też najchętniej współpracowałabym tylko z podwykonawcami, którzy mają firmy, bo to o wiele prostsze. 

Poza tym podkreślam, że piszę tu o początkach. To co teraz jest dla mnie upierdliwe i jest jakąś przeszkodą, wkrótce wejdzie mi w krew i będę te rzeczy wykonywać automatycznie. Chcę być z Wami szczera tak jak wtedy, kiedy opisywałam trudne początki. Opisywane wówczas problemy na chwilę obecną mnie nie dotyczą i myślę, że za jakiś czas ten post też częściowo się zdezaktualizuje. 

Kategorie: Freelance

W dużym skrócie - freelancerka, pasjonatka zdrowego i uważnego stylu życia, miłośniczka Warszawy, psów i kuchni roślinnej. LifeManagerka.pl to blog lifestylowy, którego tematem przewodnim jest szeroko pojęte, umiejętne zarządzanie swoim własnym życiem. Począwszy od odpowiedniego odżywiania i regularnej aktywności fizycznej, poprzez rozwój osobisty, a skończywszy na licznych detalach, które czynią nasze życie lepszym, prostszym i szczęśliwszym.

  • Prowadzenie działalności na początku może wydawać się trudne, ale po czasie można się przyzwyczaić. Decyzja o zmianie biura rachunkowego bardzo słuszna, bo księgowa, która sama nie przypomina o terminie zapłacenia podatku czy ZUSu (zwłaszcza początkującemu przedsiębiorcy) jest co najmniej nieprofesjonalna. Życzę powodzenia w dalszej walce z papierologoią i księgowością 🙂

  • w jednym artykule zawarłaś wszystko to, co mnie póki co powstrzymuje przy założeniu DG, ale i tak czuję, że prędzej czy później będę musiała stawić temu czoło

  • Oj to sama prawda – ilość papierologii, nawet przy tych zdawałoby się niewymagających wielu papierów firmach jest ogromna. Zaczęłam ostatnio pomagać w tym mężowi (robi sobie wszystkie papiery sam, o biurach rachunkowych ma jak najgorsze zdanie), bo po całym dniu pracy siedział po nocach nad tymi fakturami i aż nie mogłam na to patrzeć 😉

  • Powiem Ci, że nawet po roku nie potrafię się zmobilizować do kilometrówki 😉 W ubiegłym miesiącu zapomniałam zapłacić podatku za pracownika… Ale na szczęście US nie zorientował się przede mną 😉 Ach te przygody przedsiębiorcy… Właśnie siedzę nad papierami, więc łączę się w bólu!

  • No właśnie, wydaje mi się że wszystko jest kwestią przyzwyczajenia. Niedługo się wdrożysz i nie będziesz nawet pamiętać o cieniach posiadania własnej firmy 🙂 Powodzenia!

  • Ufff sporo tego. Po przeczytaniu Twojego tekstu jeszcze bardziej doceniam to, że swoją działalność prowadzę razem z moim Tomkiem i to on jest mistrzem w ogarnianiu formalności, pilnowaniu księgowej, wystawianiu umów i wszystkich tych papierkowych rzeczy, których wprost nie znoszę.

  • Paulina Kinal

    mój tato ma firmę i całe życie patrzę, jak to prowadzi. Myślę, że wiele zależy od charakteru działalności…w zasadzie chyba wszystko 🙂

    Plus jest chyba jeszcze taki, że możesz mieć ze sobą Lunę ?:)

  • O taaaak! Drukarka narzędziem pierwszej potrzeby! <3

  • Aga, dobre biuro księgowe to must have. Nie ma zmiłuj. Ja dopiero teraz, po zmianie księgowej, widzę co to znaczy dobra księgowa. Płacę więcej, ale mam spokój, zaufanie i wszystko pod niesamowitą kontrolą.

  • wiele osob narzeka na biura rachunkowe i w sumie często takjest ze robia wszystko na szybko i nie przejmują się za bardzo bo i tak maja ubezpieczenie… ja jestem w trakcie zakładania dg i postanowiłam ksiegowosc wziąć na siebie, pracuje w ksiegowosci wiec trochę jestem w tym temacie ale to i tak spore wyzwanie bo ksiegowosc to trochę temat rzeka 🙂 mam nadzieje ze Tw nowa ksiegowa będzie bardziej ogarnieta , w końcu za to się im placi żeby :)!

  • A na mnie ten tekst podziałał bardzo motywująco! Widać, że jesteś bardo zajęta, zapracowana i przy tym ambitna. Takie wpisy do mnie trafiają 🙂

  • Hey Jude

    Ja księgowość wzięłam na siebie, nie ze względu na koszty, tylko fakt, że nie chciałam jeździć z papierami przez całe miasto, a w swojej okolicy nie znalazłam nikogo godnego zaufania. Mam tylko max kilkanaście faktur w miesiącu, więc jestem w stanie to ogarnąć przy pomocy programu internetowego. Nie mam nic wspólnego z księgowością i początki były trudne, wiele godzin rozkminy i wiszenia na infolinii skarbowej, ale teraz mogę powiedzieć, że idzie już jak z płatka. Początki są trudne, ale potem jak już się wdrożysz pójdzie szybciutko zobaczysz 😉 Też nie lubię tej papierologii, zbierania faktur, korekt, chodzenia po urzędach, nawet dzisiaj o tym myślałam, że od kiery założyłam pół roku temu DG nie miałam takiej chwili bez poczucia, że coś nade mną nie „wisi”…

  • Fiołek88

    Na początku też miałam zawrót głowy od terminów których trzeba pamiętać, nawet z tego powodu pisałam do US „czynny żal” 🙂 Zaczęłam w kalendarzu na czerwono wpisywać skróty przy odpowiednich datach ZUS – 10., PIT (pod doch.) – 20., VAT-7 -25. Dodatkowo inne podatki np. od transportu, by nie zapomnieć w lutym złożyć deklaracji, a w połowie września zapłacić drugiej części 🙂
    Tak jak piszesz – spisz sobie wszystko. Pomaga a potem wchodzi w krew, choć już prawie 8 lat prowadzę działalność to nadal piszę ważniejsze daty w kalendarzu – dlaczego? Bo życie pokazuje, że choć się pamięta o nich to czasami sprawy rodzinne tak zaskoczą, że jak widzę w kalendarzu czerwony napis VAT-7 to staram się wcześniej za niego zabrać 🙂
    A księgowa – dobra księgowa jest na wagę złota – kiedyś obeszłam jednego dnia 4 i każda miała problem z moim dokumentami aż w końcu sama się za nie zabrałam i dzięki programowi jakoś daję radę 🙂
    Powodzenia! 🙂

  • Podoba mi się Twoja wypowiedź, że Twoja działalność została sformalizowana i dzięki temu jest bardziej profesjonalna. To by mnie przekonało do tej całej papierologii 🙂

  • Fakt, początki nigdy nie są łatwe. Jednak z tego co piszesz, można wywnioskować, że radzisz sobie świetnie.
    Lista miejsc płatności, kwot i dat to świetny pomysł, sama mam taką samą 🙂

    A co do księgowej, nie wyobrażam sobie obsługi klienta na takim poziomie, Zgadzam się z moją imienniczką, że to naprawdę nieprofesjonalne…

    Trzymam kciuki by z biegiem czasu było Ci z tymi formalnościami łatwiej 🙂

  • Na pewno jak sie lubi to, co sie robi to warto zacisnac zeby i przebrnac przez te wszystkie papiery. Caly czas marze o pracy na wlasne konto, bo wydaje mi sie ze nic bardziej nie daje satysfakcji, a w pracy dla kogos czyli na etacie zawsze w pewnym momencie moze pojawic sie pytanie: wlasciwie po co ja sie wysilam? Dla kogos? Czy tego chce? Czy warto? Pozdrawiam serdecznie Beata

  • ja jestem juz po 8 miesiącach prowadzenia własnej firmy graficznej i muszę powiedzieć, że wciąż jeszcze pojawiają się niespodzianki i rzeczy, które początowo wydawały mi się błahe, a teraz nabrały znaczenia:) Powodzenia i trzymam kciuki mocno:)

  • thespacewalker

    Tak z ciekawości, jaki masz komputer (poza tym, że czarny)?

    • To jakiś Dell Studio – ma już swoje lata więc nie pamiętam konkretnego modelu.

      • thespacewalker

        Dzięki. Właśnie szukam dla siebie nowego laptopa i oczywiście wybieram po kobiecemu, czyli który ładny 😛

        • Ja też właśnie szukam nowego laptopa i patrzę dokładnie na to samo co Ty 😉 choć chciałabym mieć też dobre parametry aby radził sobie z montażem video i…. Nie jest łatwo coś takiego znaleźć.

  • Tak, tego najbardziej się obawiam… no ale co nas nie zabije to nas wzmocni 😉 i ile potem satysfakcji, że się samej umie i zrobi!